Máte ERP a plánujete v Exceli. Prečo to tak je a čo sa s tým dá robiť

Väčšina výrobných firiem má systém na sklad a faktúry, ale výrobný plán im žije v tabuľke. Prečo to tak je, koľko to stojí a ako doplniť plánovanie kapacít bez toho, aby ste vymieňali celý ERP.

Autor: Štefan Janoťák | IT-DK.sk

Inzerát na plánovača výroby, v ktorom je medzi požiadavkami „MS Excel — pokročilý“ a práca s firemným ERP uvedená len ako výhoda, nie je nedopatrenie. Je to presný opis toho, ako to vo väčšine slovenských výrobných firiem naozaj chodí. Systém drží sklad, faktúry a účtovníctvo, ale výrobný plán žije v tabuľke. A keďže tabuľka sa neaktualizuje sama, hľadá sa človek, ktorý ju bude držať pri živote.

Predtým, než sme začali robiť podnikové systémy na mieru, som plánovanie výroby robil sám a v Miba Sinter Slovakia som ako programátor písal riešenie na mieru, ktoré malo túto prácu zjednodušiť. Takže tento článok nie je o tom, že Excel je zlý — v rukách dobrého plánovača je to prekvapivo silný nástroj. Je o tom, kde presne prestane stačiť a čo sa s tým dá urobiť bez toho, aby ste vymenili celý ERP.

Rýchla odpoveď

Väčšina systémov rozšírených v slovenských firmách vyrástla z účtovníctva a skladu. Plánovanie výrobných kapacít v nich buď nie je vôbec, alebo je natoľko ťažkopádne, že ho po pol roku nikto nepoužíva a plán sa vráti do tabuľky. Riešením nie je vymeniť celý systém — to je drahé, zdĺhavé a vo väčšine prípadov zbytočné. Cesty sú tri a ide sa po nich odspodu: vylepšiť tabuľku, ktorú už máte, postaviť malú aplikáciu len na plánovanie, alebo doplniť plánovací modul k existujúcemu ERP. Výmena celého systému je až posledná možnosť.

Prečo to ERP nepokrýva

Účtovný a skladový systém odpovedá na otázku „čo sa stalo“. Koľko sme vyrobili, čo je na sklade, komu sme fakturovali. To robí spoľahlivo a je to jeho úloha. Plánovanie výroby je ale iná otázka: „čo sa stane a kedy“. Aká je voľná kapacita linky na budúci týždeň, či stihneme zákazku, keď materiál príde v stredu, čo sa posunie, ak dnes vypadne jeden stroj.

To sú prepočty nad kapacitami, technologickými postupmi a dodacími termínmi, teda úplne iná disciplína než evidencia. Systémy, ktoré ju zvládajú poriadne, sú drahšie a náročnejšie na nasadenie, a tak sa pri výbere ERP obvykle stane jedna z dvoch vecí: modul plánovania sa nekúpi, alebo sa kúpi, ale nenaplní sa dátami — a bez presných normočasov, kapacít a postupov vyhadzuje nezmysly. V oboch prípadoch skončí plán v tabuľke.

Päť signálov, že plánujete mimo systému

1. Hľadáte plánovača a hlavnou požiadavkou je pokročilý Excel. Nie znalosť výroby, nie práca so systémom — tabuľkový procesor. To je najpriamejší dôkaz, kde plán naozaj býva.

2. Termín pre zákazníka potvrdzuje obchod telefonátom do dielne. Ak si obchodník nevie sám pozrieť, či sa zákazka zmestí, plán nie je nikde, kde by sa dal pozrieť.

3. Na otázku „aká je vyťaženosť na budúci týždeň“ potrebuje niekto pol dňa. Keď sa odpoveď musí počítať, nie čítať, chýba systém.

4. Chýbajúci materiál sa zistí až v deň, keď sa má robiť. Plán a sklad nie sú prepojené, takže nákup pracuje s inou realitou než výroba.

5. Plán je v jednom súbore u jedného človeka. A keď je ten človek chorý alebo na dovolenke, firma zrazu nevie, čo sa má v pondelok robiť. Toto je zo všetkých piatich najdrahší signál.

Ak vám sedia aspoň tri z piatich, oplatí sa prejsť aj päť všeobecnejších signálov, že Excel prestal firme stačiť — tam nejde len o výrobu, ale o celý chod firmy.

Čo to stojí

Náklad nie je „nemáme moderný systém“. Je konkrétny a dá sa spočítať.

Mzda človeka, ktorý drží tabuľku. Podľa inzerátov v našom regióne sa plánovač výroby pohybuje okolo 1 500 € v hrubom, čo je pre zamestnávateľa pri odvodoch zhruba 2 000 € mesačne. Časť tejto práce je odborné rozhodovanie, ktoré nikdy nenahradíte — ale prepisovanie údajov medzi systémom a tabuľkou nie je odborné rozhodovanie.

Odstávky pri chýbajúcom materiáli. Hodina stojaceho stroja aj s obsluhou je vo väčšine prevádzok drahšia než celý deň práce plánovača.

Expresné dokupovanie a nadbytočné zásoby. Keď si plán a sklad nerozumejú, firma sa zvyčajne poistí oboma smermi naraz: kupuje draho na poslednú chvíľu a zároveň drží zásobu, ktorú nepotrebuje.

Posunuté termíny. Buď platíte penále, alebo to zákazník neurobí a zapamätá si to pri ďalšom dopyte.

Tri cesty, nie jedna

Cesta prvá: nechať Excel a spraviť ho poriadne. Ak je plánovanie relatívne jednoduché a firma nechce ísť do systémového projektu, dá sa veľa vytiahnuť z toho, čo už máte. Makrá vo VBA odstránia ručné prepisovanie, doplnia kontroly, načítajú dáta zo systému a spravia z tabuľky nástroj, ktorý sám upozorní na kolíziu kapacít alebo chýbajúci materiál. Je to lacné, hotové v dňoch a nikto sa nemusí učiť nový program.

Má to ale strop a ten treba poznať vopred: v jednom súbore poriadne pracuje jeden človek, história zmien prakticky neexistuje, na dielni sa k tomu nikto nedostane a celé to stojí a padá na tom, kto makrá napísal. Ako prvý krok je to výborné. Ako trvalý stav pre firmu s dvomi prevádzkami to nefunguje.

Cesta druhá: malá aplikácia na mieru, len na plánovanie. Stredná cesta medzi tabuľkou a ERP projektom. Rieši jedinú vec — kapacity a termíny — ale poriadne: pracuje v nej viac ľudí naraz, drží históriu, otvorí sa aj na tablete v dielni a dáta si ťahá z existujúceho systému. Nenahrádza ERP a ani sa o to nesnaží. Pri jasne ohraničenom zadaní to nie je veľká investícia, riešenie na mieru totiž neznamená automaticky draho.

Cesta tretia: doplniť plánovací modul k existujúcemu ERP. Účtovníctvo, sklad a fakturácia zostanú tam, kde sú a kde fungujú. Pribudne vrstva, ktorá rieši kapacity a termíny, a obe strany si vymieňajú dáta — zákazky a materiál dnu, hotová výroba a spotreba von. Zavádza sa po častiach, dá sa začať na jednej prevádzke a keď sa neosvedčí, nezrúti to firmu.

A cesta, ktorú väčšinou netreba: vymeniť celý ERP. Rieši všetko naraz, ale znamená migráciu dát, preškolenie celej firmy, mesiace nepohody a riziko, že nový systém bude v niečom inom horší než ten starý. Dáva zmysel vtedy, keď je súčasný systém naozaj na konci životnosti alebo ho už nikto nepodporuje. Ak o tom uvažujete, prejdite si najprv osem otázok, ktoré si treba položiť pred výberom ERP a porovnanie Odoo so slovenskými systémami; samotný prechod z tabuliek sme rozpísali v článku Z Excelu do Odoo krok za krokom.

Poradie nie je náhodné. Ide sa odspodu — najlacnejšou cestou, ktorá problém ešte rieši. Firma zvyčajne nemá problém s účtovníctvom, ale s plánovaním, a na to nový ERP nepotrebuje.

Ako vyzerá doplnené plánovanie v praxi

Kapacity strojov a ľudí na jednej obrazovke. Nie výpis čísel, ale pohľad na týždeň, v ktorom vidno, kde je voľno a kde sa už tlačí.

Materiál naviazaný na plán. Systém vopred povie, že na zákazku z 12. dňa chýba materiál, ktorý ešte nie je objednaný. Nie v deň výroby, ale vtedy, keď sa s tým ešte dá niečo robiť.

Termíny viditeľné pre obchod. Obchodník si pozrie, či sa zákazka zmestí, bez telefonátu do dielne. Toto jediné opatrenie zvyčajne ušetrí viac času než celý zvyšok.

Tablet priamo na dielni. Pracovník vidí, čo má robiť, podľa akého postupu a s akou dokumentáciou — namiesto výkresov v šanóne a papierových sprievodiek. Odvedenú prácu odklikne a plán sa aktualizuje sám. Práve tu sa najčastejšie láme, či bude systém žiť: ak spätná väzba z dielne nechodí, plán je do dvoch týždňov opäť fikcia.

Vyťaženosť a plnenie plánu ako číslo, nie ako pocit. Až keď to je merateľné, dá sa o tom rozhodovať.

Ako to prebieha

Prvý krok nie je ponuka, ale deň strávený vo výrobe. Zadanie napísané na diaľku a zadanie napísané po hodine pri linke sú dva rôzne dokumenty a väčšina neúspešných implementácií sa láme presne tu — preto má lokálny dodávateľ pri výrobe navrch. Pozrieme sa, ako sa plán dnes robí, čo do neho vstupuje a kde sa stráca čas.

Potom sa vyberie jedna prevádzka alebo jedna výrobná linka ako pilot. Nasadzuje sa na nej niekoľko týždňov, popri existujúcom Exceli — nie namiesto neho. Až keď plán zo systému sedí s realitou, tabuľka sa vypína. Tento súbeh stojí trochu času navyše, ale je to najlacnejšia poistka, akú v takom projekte máte.

Napojenie na existujúci systém riešime tak, ako to daný systém dovolí: cez rozhranie, ak ho má, alebo cez dohodnutý výmenný súbor, ak ho nemá. Aj staršie systémy sa dajú prepojiť — u jedného zákazníka sme takto naviazali Odoo na špecializovaný nábytkový softvér, z ktorého sa dovtedy prepisovalo ručne.

Kedy to nedáva zmysel

Nie každá výroba potrebuje plánovací systém a je poctivé to povedať. Malá zákazková dielňa s piatimi ľuďmi, kde majster vidí na všetky stroje naraz, si vystačí s tabuľou na stene — systém by jej pridal prácu, nie odobral. Čisto kusová výroba bez opakovania sa plánuje ťažko aj systémom, lebo chýbajú stabilné normočasy. A ak firma aj tak stojí pred výmenou celého ERP, je rozumnejšie počkať a plánovanie riešiť rovno v novom systéme.

Najčastejšie otázky

Musíme kvôli tomu vymeniť ERP? Nie. Vo väčšine prípadov sa plánovanie dopĺňa k existujúcemu systému a účtovníctvo aj sklad zostávajú tam, kde sú. Ako dlho to trvá? Pilot na jednej prevádzke zvyčajne týždne, nie mesiace — presnejšie sa to dá povedať až po dni strávenom vo výrobe. Čo ak náš systém nemá rozhranie? Aj vtedy sa dá prepojiť cez dohodnutý formát výmenného súboru; robili sme to aj so staršími a špecializovanými programami. Funguje tablet na dielni bez internetu? Áno, s lokálnou sieťou; podstatné je, aby dielňa mala pokrytie tam, kde sa reálne pracuje. Vieme začať len tým, že nám vylepšíte Excel? Áno, a je to častý prvý krok — makrá vo VBA alebo malá aplikácia len na plánovanie stoja zlomok toho, čo systémový projekt. Koľko to stojí? Závisí od počtu prevádzok, zložitosti postupov a od toho, čo sa dá prevziať z existujúceho systému — orientačný odhad dá kalkulačka na našom webe, z čoho sa cena skladá sme rozpísali samostatne a prvá konzultácia je zadarmo. Kto to bude spravovať, keď nemáme IT oddelenie? My. Väčšina našich zákazníkov vlastné IT nemá, preto máme podporu a úpravy ako bežnú súčasť spolupráce.

Plánujete v tabuľke?

Ak vo vašej firme drží výrobný plán jeden Excel a jeden človek, prídeme sa na to pozrieť priamo k vám. Výstupom nie je ponuka na systém, ale konkrétny popis toho, kde sa vo vašom procese stráca čas a čo z toho sa oplatí riešiť ako prvé — pokojne aj so záverom, že stačí vylepšiť tabuľku, ktorú už máte, alebo že zatiaľ netreba meniť nič. Napíšte na info@it-dk.sk alebo zavolajte na +421 911 085 838.