Fakturujete vo Worde a Exceli. Od januára 2027 to prestane stačiť

Povinná e-fakturácia sa netýka len firiem s ERP. Čo má robiť živnostník alebo malá s.r.o., ktorá vystavuje faktúry v šablóne — štyri reálne cesty s cenami, prečo štátny bezplatný fakturačný nástroj neexistuje a čo musí vedieť aj neplatiteľ DPH.

Autor: Štefan Janoťák | IT-DK.sk

Vyzerá to v mnohých firmách rovnako. Faktúra je šablóna vo Worde alebo hárok v Exceli, do ktorého sa prepíše dátum, číslo a suma. Vytlačí sa do PDF, pošle mailom a kópia sa uloží do priečinka podľa roku. Funguje to pätnásť rokov, nikto sa nesťažoval a účtovníčke to stačí.

Od 1. januára 2027 to prestane byť faktúra. Nie preto, že by bola škaredá alebo nesprávne vyplnená — ale preto, že PDF prestane byť prípustná forma. O e-faktúre sa pritom píše hlavne pre firmy, ktoré majú ERP a riešia integráciu. Tento článok je pre tie ostatné: pre živnostníka a malú s.r.o., ktorá nemá čo napájať, lebo nemá na čo.

Rýchla odpoveď

Od 1. 1. 2027 musí tuzemský platiteľ DPH vystavovať faktúry iným podnikateľom v štruktúrovanom XML podľa európskej normy EN 16931 a doručovať ich cez sieť Peppol, pričom údaje idú súčasne Finančnej správe do systému IS EFA. Firma bez fakturačného systému má štyri možnosti: fakturačná služba s vlastným napojením na Peppol (pre väčšinu najlacnejšia a najrýchlejšia cesta), účtovný program, ktorý napojenie dodá, dohoda s účtovníkom, že fakturuje za vás, alebo vlastné riešenie napojené cez certifikovaného poskytovateľa. Štátny bezplatný program na vystavovanie faktúr neexistuje — Finančná správa prevádzkuje systém na príjem údajov, nie fakturačný nástroj. A pozor: prijímať e-faktúru musí vedieť aj neplatiteľ DPH.

Čo sa presne mení a čo nie

Povinnosť zavádza zákon č. 385/2025 Z. z., ktorý novelizuje zákon o DPH. Legislatíva je účinná od 1. januára 2026, dobrovoľná fáza sa otvorila v druhom štvrťroku 2026 a ostrá povinnosť platí od 1. januára 2027 pre tuzemské dodania medzi podnikateľmi a voči štátu. Cezhraničné transakcie a zrušenie kontrolného a súhrnného výkazu prídu až od 1. júla 2030.

Mení sa forma, nie obsah. Faktúra bude obsahovať to isté, čo obsahuje dnes — dodávateľa, odberateľa, položky, sadzbu, sumu. Rozdiel je, že namiesto obrázka určeného pre ľudské oko pôjde súbor určený pre stroj. Odberateľ si ho stále vie zobraziť ako bežnú faktúru, len ho už nemusí nikto prepisovať.

Nemení sa to, že faktúru vystavujete vy. Certifikovaný poskytovateľ, ktorému sa hovorí digitálny poštár, faktúru len doručí a nahlási. Nevymyslí ju za vás. Preto samotný výber poštára problém nevyrieši, kým nemáte v čom faktúru vytvoriť — a presne v tom je problém firmy so šablónou vo Worde.

Nemení sa nič pre fakturáciu občanom. Ak predávate koncovým zákazníkom, teda nepodnikateľom, tejto povinnosti sa to netýka. Kaderníctvo, ktoré vystaví doklad zákazníkovi, rieši pokladňu, nie Peppol.

Povinnosť, na ktorú sa najviac zabúda: príjem

Vystavovať e-faktúry musí od januára 2027 tuzemský platiteľ DPH. Prijímať ich musí vedieť každý podnikateľ a každá právnická osoba — teda aj neplatiteľ DPH, aj živnostník, aj slobodné povolanie, aj prenajímateľ nehnuteľnosti.

To je v praxi tá dôležitejšia veta. Znamená, že aj firma, ktorá si povie „nie som platiteľ DPH, mňa sa to netýka", dostane od januára od svojich dodávateľov faktúry v XML. Ak nemá kam, faktúra jednoducho nepríde — a s ňou ani podklad na odpočet nákladu. Neplatiteľ teda nemusí riešiť vystavovanie, ale adresu na doručenie riešiť musí.

Dobrá správa je, že príjem je výrazne lacnejšia úloha než vystavovanie a väčšina fakturačných služieb ho má v základe.

Štyri cesty pre firmu bez systému

Cesta prvá: fakturačná služba s napojením na Peppol. Online nástroj, v ktorom vystavíte faktúru cez formulár, a ktorý ju sám odošle cez sieť aj nahlási Finančnej správe. Pre firmu s desiatkami faktúr mesačne je to najrýchlejšia a najlacnejšia cesta — bavíme sa o jednotkách až nižších desiatkach eur mesačne a o nasadení v priebehu jedného dňa. Nevýhoda: údaje o odberateľoch a faktúrach vám žijú u poskytovateľa a ak neskôr prejdete na systém, prenášajú sa.

Cesta druhá: účtovný program, ktorý napojenie dodá. Ak už nejaký program používate čo i len na evidenciu, prvý krok nie je nakupovať, ale opýtať sa dodávateľa. Otázka znie doslova: „Budete vedieť generovať faktúru v UBL XML podľa EN 16931 v profile Peppol BIS Billing 3.0 a doručovať ju cez Peppol — a od kedy?" Ak odpoveď nie je jednoznačné áno s konkrétnym mesiacom, potrebujete plán B. Toto je najčastejšie miesto, kde sa stráca čas: firma čaká na dodávateľa, ktorý mlčí.

Cesta tretia: fakturuje účtovník. Ak vystavujete päť faktúr mesačne a účtovníctvo aj tak robí externá firma, najlacnejšie riešenie môže byť dohoda, že faktúry vystavuje ona vo svojom programe. Háčik je v rýchlosti — faktúra vzniká vtedy, keď sa k tomu účtovník dostane, nie keď potrebujete. Pre firmu, ktorá fakturuje po dodaní a čaká na platbu, to býva drahšie, než sa zdá.

Cesta štvrtá: vlastné riešenie napojené cez poskytovateľa. Dáva zmysel vtedy, keď faktúra nevzniká ručne, ale z niečoho — z objednávky v e-shope, z odpracovaných hodín, z odpočtu meradiel, zo zmluvy s pravidelnou fakturáciou. Vtedy je fakturačný formulár krok navyše, ktorý ste práve odstránili. Napojenie na Peppol je v tomto prípade otázka integrácie a nemusí to byť drahé, ale je to projekt s termínom, nie objednávka.

Poradie nie je náhodné. Ide sa najjednoduchšou cestou, ktorá problém ešte rieši. Kto vystavuje osem faktúr mesačne, nepotrebuje ERP a nemal by si ho kupovať kvôli e-faktúre.

Päť otázok, ktoré rozhodnú, ktorá cesta je vaša

1. Ste platiteľ DPH? Ak áno, týka sa vás vystavovanie aj príjem. Ak nie, riešite zatiaľ len príjem — ale riešiť ho musíte.

2. Koľko faktúr mesačne vystavíte? Do desať kusov je rozhodujúca cena a jednoduchosť. Nad päťdesiat začína rozhodovať to, či faktúra vzniká prepisovaním alebo z údajov, ktoré už niekde máte.

3. Odkiaľ sa berú údaje na faktúru? Ak ich prepisujete z inej tabuľky, z mailu alebo z papiera, e-faktúra je dobrá príležitosť odstrániť aj to prepisovanie. Ak už sú v nejakom systéme, cesta vedie cez neho.

4. Kto faktúry vystavuje a odkiaľ? Jeden človek od stola je iná úloha než traja ľudia, z toho jeden z auta cez mobil.

5. Čo urobíte s prijatými faktúrami? Toto sa pri výbere prehliada najčastejšie. Od januára ich budete dostávať ako dátovú správu a mali by ste vedieť, kde sa zobrazia, kto ich schvaľuje a ako sa dostanú k účtovníkovi.

Na štátny bezplatný program nečakajte

Objavuje sa to v diskusiách pravidelne: „veď to štát určite dá zadarmo, ako eDane". Finančná správa prevádzkuje IS EFA — systém, ktorý údaje z faktúr prijíma, overuje a eviduje. Nie je to fakturačný program, v ktorom by ste faktúru vytvorili a odoslali odberateľovi.

Existujú aj otvorené nástroje na vytvorenie a validáciu XML e-faktúry, ktoré vznikli okolo dobrovoľnej fázy. Ak si niektorý z nich otvoríte, spravidla tam nájdete poznámku, že aplikácia slúži na vzdelávacie a testovacie účely a nie je určená na produkčné použitie. Na overenie, ako taký súbor vyzerá, sú výborné. Na ostrú fakturáciu od januára sa na ne spoliehať nedá.

Praktický záver: rátajte s tým, že vystavovanie e-faktúr bude mať cenu — či už ako mesačný poplatok za službu, alebo ako jednorazová integrácia. Nie je to veľká suma, ale nie je nulová a nemá zmysel kvôli nej odkladať rozhodovanie.

Kedy to netreba riešiť hneď

Ak fakturujete výlučne občanom a žiadnu faktúru pre firmu nevystavíte, vystavovania sa to netýka a stačí vyriešiť príjem. Ak do konca roka končíte s podnikaním alebo firmu prevádzate, riešte to s účtovníkom, nie s dodávateľom softvéru. A ak práve meníte účtovný program, počkajte a vyberajte rovno taký, ktorý e-faktúru vie — inak zaplatíte za napojenie systému, ktorý o pol roka opustíte.

Naopak sa oplatí ponáhľať sa tam, kde faktúra vzniká z niečoho iného — z e-shopu, z dochádzky, z pravidelných zmlúv. Tam je to integrácia s termínom a december na ňu nestačí.

Faktúra príde sama, platba nie

S e-faktúrou sa spája jedno prekvapenie, ktoré príde až v praxi. Prijatá faktúra pribudne v systéme sama, bez prepisovania. Platba k nej sa ale bude naďalej priraďovať ručne z výpisu, ktorý niekto stiahne z internet bankingu — pokiaľ sa nevyrieši aj to.

Firma tak zautomatizuje jednu polovicu procesu a druhú nechá na človeka. Preto to spomíname spolu: kto teraz otvára otázku fakturácie, má otvorený aj import bankového výpisu a je lacnejšie dorobiť to naraz než o rok samostatne.

Časový plán, ak začínate teraz

Do konca septembra 2026 — zistite, či ste platiteľ DPH, spočítajte faktúry za mesiac a napíšte dodávateľovi svojho programu, ak nejaký máte. Odpoveď chcete písomne.

Október 2026 — vyberte cestu a poskytovateľa. Kritériá sme rozobrali v článku o výbere digitálneho poštára; pre malú firmu je najdôležitejšie, aby doručenie aj hlásenie Finančnej správe robil nástroj sám a vy ste sa o lehoty nestarali.

November 2026 — vystavte prvé faktúry novým spôsobom v dobrovoľnom režime. Nie testovacie, ale skutočné. Chyby vo formáte sa objavia práve tu, nie 3. januára, keď vám odberateľ zavolá, že mu nič neprišlo.

December 2026 — už len ladenie. Kto začne v decembri, riskuje, že od januára nevystaví platnú faktúru. Podrobnejší postup pre väčšie firmy je v checkliste k e-faktúre.

Najčastejšie otázky

Naozaj nebude stačiť PDF? Pri fakturácii inému podnikateľovi nie. PDF zostáva užitočné ako čitateľná podoba pre človeka, ale povinnosť sa plní odoslaním štruktúrovaného súboru cez Peppol. Som neplatiteľ DPH, týka sa ma to? Vystavovanie zatiaľ nie, príjem áno — musíte vedieť e-faktúru prijať. Môžem naďalej fakturovať v Exceli a XML si nechať vygenerovať? Teoreticky áno, prakticky to znamená každú faktúru prepísať druhýkrát. Lacnejšie je vystavovať rovno tam, odkiaľ sa faktúra odošle. Čo pokuty? Za nesplnenie povinnosti oznámiť údaje, za nesprávne údaje alebo za oneskorenie hrozí pokuta do 10 000 €, pri opakovanom porušení podstatne vyššia. Nie je to teda vec, ktorú možno prežiť ignorovaním. Kto mi to celé nastaví? Pri fakturačnej službe si to firma spravidla nastaví sama za hodinu. Pri napojení existujúceho systému alebo vlastného riešenia je to práca na dni. Ako spoznám, že mi to funguje? Tak, že odošlete skutočnú faktúru skutočnému odberateľovi ešte v roku 2026 a on ju dostane. Nič iné nie je dôkaz. A čo faktúry, ktoré dostávam? Potrebujete miesto, kam vám prídu, a dohodu s účtovníkom, ako sa k nemu dostanú — aj to sa dá zjednodušiť.

Neviete, do ktorej skupiny patríte?

Napíšte nám, koľko faktúr mesačne vystavujete a v čom ich robíte, a povieme rovno, ktorá z tých štyroch ciest je pre vás najlacnejšia — pokojne aj so záverom, že vám stačí lacná fakturačná služba a nepotrebujete od nás nič. Prvá konzultácia je zadarmo: info@it-dk.sk alebo +421 911 085 838.